一、采購方式與競價須知

1.采購方式：本項目采用系統(tǒng)競價的方式實施采購。

2.供應商報名：參加本項目報價的供應商必須提前完成注冊或在項目報名時間內(nèi)登錄采購人的采購管理系統(tǒng)（網(wǎng)址：******:8080/#/portal）進行注冊，經(jīng)采購人審核通過并注冊成功后，供應商可在本項目競價公告規(guī)定的報名時間內(nèi)，對競價項目進行報名與報價。

注：采購人審核供應商注冊資料需要一定時間。因供應商自身未提前或未及時完成注冊審核流程、提交材料不完整或不符合要求等因素導致錯過項目報名截止時間的，采購人不承擔任何責任及損失，相關(guān)后果由供應商自行承擔。采購人已通過采購公告與官網(wǎng)通知的方式履行報名時間及注冊要求的告知義務，供應商應當充分預留注冊審核所需時間，合理安排報名事宜。

3.報價規(guī)則：供應商的報價可在報名期間內(nèi)修改，報名時間截止后的報價直接作為最終報價。若供應商在采購人的采購管理系統(tǒng)中上傳的報價文件與系統(tǒng)上填寫的最終報價不一致的，則報價作無效處理。

4.競價結(jié)果定標規(guī)則：貨物、服務類項目在滿足用戶需求的前提下，按“價低者得”原則確定成交供應商，具體如下：（1）報價最低的，推薦為第一候選人；（2）報價相同的，按參數(shù)最優(yōu)者確定；（3）報價相同且參數(shù)相同的，按報價時間先后順序確定。注：本項目報價方式為總金額報價，總報價最低的即為最低報價。

二、項目概況

?

本項目總預算已包含所有費用，供應商的響應報價應包含完成本次競價所有服務內(nèi)容的費用，包括但不限于：托管與存儲費（含病歷清點、錄入、核對、整理、交接、貼碼、裝箱、入庫、托管等費用）、系統(tǒng)開發(fā)費、技術(shù)支持費、包裝與運輸費、人工費、稅金、保險費、培訓費、售后服務費及合同實施過程中應預見和不可預見費用等全部費用。供應商的總報價不得超過采購預算金額，否則視為無效報價。

三、供應商資質(zhì)要求

1.供應商具備獨立承擔民事責任能力且在中華人民共和國境內(nèi)注冊的企業(yè)法人或其他組織。（提供法人或者其他組織的營業(yè)執(zhí)照（或事業(yè)單位法人證書）等證明文件）

2.供應商未被列入“信用中國”網(wǎng)站(******)“記錄失信被執(zhí)行人或重大稅收違法失信主體或政府采購嚴重違法失信行為”記錄名單；不處于中國政府采購網(wǎng)(******)“政府采購嚴重違法失信行為信息記錄”中的禁止參加政府采購活動期間。（以采購人于報價截止日當天在“信用中國”網(wǎng)站（******）及中國政府采購網(wǎng)查詢結(jié)果為準，如相關(guān)失信記錄已失效，供應商需提供相關(guān)證明資料）。

******醫(yī)院），需提供業(yè)績復印件/掃描件，格式自擬并加蓋供應商公章。

4.供應商需具有病案托管或倉儲管理系統(tǒng)相關(guān)軟件著作權(quán)，或具有與第三方合作的病案托管或倉儲管理系統(tǒng)，承諾能夠提供采購人使用。供應商自有著作權(quán)的，需提供相關(guān)證書掃描件/復印件（格式自擬并加蓋供應商公章）；與第三方合作的，需提供承諾函（格式自擬并加蓋供應商公章），承諾在整個服務期內(nèi)，能提供采購人使用。

******醫(yī)院紅樓院區(qū)與普濟院區(qū)。（提供承諾函，格式自擬并加蓋供應商公章） ??

6.本項目不接受聯(lián)合體投標。

7.本項目不得轉(zhuǎn)包、不得分包。

四、用戶需求

（一）采購清單

?

（二）技術(shù)要求

1.托管病歷交接要求

（1）成交供應商安排專人全程跟進，負責將紙質(zhì)病歷從采購人指定病歷庫清點整理出庫、物流運輸。

注：6031箱（約851048份）病歷已托管在惠州市龍門縣。

（2）成交供應商需保證運輸過程中病歷完整、完好、信息安全，嚴禁在病歷上做任何標記、涂改、污損、撕頁、丟失等行為及泄露患者隱私等。

（3）成交供應商須與原托管方（或采購人）清點病歷住院號、份數(shù)、箱號、箱數(shù)，舊的歷史病歷沒有條碼，需要人工錄入住院號、姓名、住院次數(shù)、住院時間等信息進入電腦進行清點，耗時較長。雙方需在移交單及明細上簽字蓋章，移交單及明細由成交供應商和采購人各執(zhí)一份。

（4）成交供應商須配有病歷示蹤系統(tǒng)，該系統(tǒng)能記載病歷箱所裝病歷的病歷號、住院次數(shù)、患者姓名、出院日期、所裝病歷份數(shù)等關(guān)鍵信息，采購人能實現(xiàn)托管病歷的信息化查詢、閱讀、復制、管理等功能。

（5）供應商須具備信息安全保障措施：①全流程加密：數(shù)據(jù)傳輸與靜態(tài)存儲均采用高強度加密；②嚴格訪問控制：實現(xiàn)權(quán)限精細管理、多因素認證及可供審計的完備訪問日志。

（6）提供調(diào)取病歷服務，不受次數(shù)、節(jié)假日的限制，由專人送達并做好交接手續(xù)。成交供應商應在合同簽訂之日起，自接到采購人調(diào)取病歷的需求（電子版或原件），成交供應商負責在2小時內(nèi)負責送達，費用由成交供應商負責。需要電子版的，成交供應商將其數(shù)字化并通過指定郵箱傳給采購人。

2.病歷倉庫要求

（1）托管倉庫物業(yè)建筑面積不少于4000 平方米，倉庫需是自有物業(yè)(提供產(chǎn)權(quán)證明文件復印件,加蓋響應供應商公章)，或有租賃物業(yè)(提供產(chǎn)權(quán)證明文件復印件、租賃合同，加蓋響應供應商公章)。托管倉庫(含擴容倉庫)要求滿足一旦采購人調(diào)用病歷，需要保證通過自主可控的交通工具2小******醫(yī)院）。

（************************消防系統(tǒng)：含智能光電感煙霧探測器、編碼聲光報警器、手動報警器等。

（******消防驗收通過批文。（合同簽訂前需提供相關(guān)文件供采購人核查）

（******醫(yī)院可以通過手機APP或相關(guān)軟件隨時遠程查看托管的病歷的情況。病歷倉庫24小時有專人巡邏值守及做好每日防盜記錄。

（5）防蟲管理：病歷入庫前要清潔，對可能感染害蟲的病歷進行徹底的消毒處理。庫房門窗嚴密，放置殺蟲劑，防止害蟲的生長和繁殖；禁止放置食物，每日例行檢查一次及記錄，一旦發(fā)現(xiàn)蟲害，須及時處理。托管倉庫由具備相應專業(yè)資質(zhì)的消殺公司提供蟲害消殺服務。

（6）防水與防潮管理：庫房不可設在低洼地帶，庫房溫度保持在14-20℃之間，相對濕度保持在45%-60%之間，并每天檢查及記錄。梅雨天氣注意關(guān)閉門窗，注意防潮抽濕。濕式清潔地面后及時用風扇吹干。

（7）防光：窗簾用深色防太陽光直射。

（8）防微生物管理：減少庫房污染，合理通風；保持庫房墻壁、天花、地板、架子的干凈，放置有效的防霉劑。

（9）防塵管理：搞好庫房環(huán)境，病歷入庫前先吸塵，使用吸塵器，每月一次吸除病歷表面灰塵。

（10）防鼠管理：注意防鼠害，不得在庫房置放食物，庫房工作人員須定期巡查，一旦發(fā)現(xiàn)鼠害，須及時處理。

（11）采購人在合同簽訂之日起，不定期巡查成交供應商庫房。供應商庫房每季度至少配合采購人完成一次檢查。供應商倉庫未符合紙質(zhì)病歷存放要求須無條件進行整改。

3.違約責任

（1）成交供應商交付的服務成果不符合合同規(guī)定的，采購人有權(quán)拒收，成交供應商應向采購人支付合同總價20%的違約金，且采購人有權(quán)要求成交供應商在規(guī)定時間內(nèi)進行整改至項目驗收合格為止。因整改而增加的費用由成交供應商承擔。如成交供應商未在采購人規(guī)定時間內(nèi)完成整改，則采購人有權(quán)解除合同，并要求成交供應商退還已付款項。

（2）成交供應商逾期未能完成合同約定的事項的，則每逾期一日按合同總額1%向采購人支付違約金。逾期交付超過十五天，采購人有權(quán)解除合同，并要求成交供應商支付合同總價20%的違約金。

（3）成交供應商未經(jīng)采購人書面同意將合同部分或全部轉(zhuǎn)讓給第三人的。采購人有權(quán)解除合同，并要求成交供應商退還已支付的費用，成交供應商應向采購人支付合同總價20%的違約金，造成采購人損失的成交供應商還應承擔賠償責任。

（4）成交供應商違反合同其他約定的，采購人有權(quán)要求成交供應商在規(guī)定時間內(nèi)整改。如成交供應商拒絕整改或者發(fā)生3次(含)以上違反合同約定的情形的。采購人有權(quán)解除合同，并要求成交供應商退還已支付的費用。成交供應商應向采購人支付合同總價20%違約金，造成采購人損失的，成交供應商還應承擔賠償責任。

（5）成交供應商因非不可抗拒因素導致無法提供病歷或延時提供病歷引起的投訴、糾紛等，成交供應商應向采購人償付合同總額20%賠償金，違約金不足彌補損失的，還應賠償損失，損失包括但不限于采購人本身的財產(chǎn)損失、由此而導致的采購人對任何第三方的法律責任、訴訟費、律師費、仲裁費、差旅費等。

（6）如因成交供應商過失導致病歷丟失的，成交供應商按3000元/份賠償；造成嚴重后果的成交供應商應按應付款總額20%支付違約金，違約金不足彌補損失的，還應賠償損失，損失包括但不限于采購人本身的財產(chǎn)損失、由此而導致的采購人對任何第三方的法律責任、訴訟費、律師費、仲裁費、差旅費等。

（7）如因成交供應商過失導致病歷資料污損的，成交供應商按1000元/頁賠償并進行修復；無法修復的，成交供應商按3000元/頁賠償；造成嚴重后果的成交供應商應按應付款總額20%支付違約金，違約金不足彌補損失的，還應賠償損失，損失包括但不限于采購人本身的財產(chǎn)損失、由此而導致的采購人對任何第三方的法律責任、訴訟費、律師費、仲裁費、差旅費等。

（8）如發(fā)生病歷泄密事件，采購人有責任追查泄密原因。成交供應商應當積極配合追查工作，若因成交供應商的原因?qū)е滦姑苁录?，由成交供應商承擔相關(guān)責任，按3000元/份賠償；造成嚴重后果的，采購人有權(quán)終止合同，成交供應商應按應付款總額20%支付違約金，違約金不足彌補損失的，還應賠償損失，損失包括但不限于采購人本身的財產(chǎn)損失、由此而導致的采購人對任何第三方的法律責任、訴訟費、律師費、仲裁費、差旅費等。

（9）如因任意一方原因?qū)е潞贤瑹o法繼續(xù)履行，需至少提前三個月書面通知對方，否則造成的損失由無法履約方承擔。

五、商務要求

1.服務時間：成交供應商應在合同簽訂之日起六十日內(nèi)完成紙質(zhì)病案托管交接工作。托管有效期從完成交接之日起計算2年，因三批病歷托管起始時間不一致，第一、二批病歷托管時間為：2026年4月20日起，第三批托管時間為：2026年5月6日起，要保證截止時間一致。

注：第一、二批病歷托管時間為：2026年4月20日至2028年4月20日，第三批托管時間為：2026年5月6日至2028年4月20日。

2.服務地點

******醫(yī)院各院區(qū)、病歷原托管地點（惠州市龍門縣）等。

3.驗收標準

(1)驗收應在采購人與成交供應商雙方共同參加下進行，依據(jù)制定的方案進行驗收，并按國家有關(guān)規(guī)定、規(guī)范進行。(2)采購人組織項目驗收小組按國家有關(guān)規(guī)定、規(guī)范進行驗收，必要時邀請相關(guān)專業(yè)人員或機構(gòu)參與驗收。(3)對驗收不合格的部分，成交供應商應在采購人規(guī)定時間內(nèi)及時整改完善直至合格。(4)項目服務期結(jié)束后，應在雙方共同參加下進行項目驗收，包含托管文件數(shù)量驗收，托管文件保存質(zhì)量驗收，紙質(zhì)文件送遞響應時間驗收等。

4.包裝與運輸

運輸病歷的包裝均應有良好的防濕、防潮、防雨及防破損的措施，由于不適當?shù)陌b而造成的損失和由此產(chǎn)生的費用由成交供應商負責。

5.應急方案

（1）供應商應有完善的應對如火災、水災等自然災害的應急處理方案。

（2）供應商應具有完善的應對盜竊、惡意損壞等情況的應急處理預案。

6.保險

供應商應當在員工上崗前為員工購買意外保險，若供應商員工在工作期間發(fā)生意外事故，所產(chǎn)生的一切費用均與采購人無關(guān)，由供應商自行負責解決。

★7.保密要求

（1）保密內(nèi)容（包括技術(shù)信息和經(jīng)營信息）：

a.雙方都有責任對對方提供的技術(shù)情報、資料數(shù)據(jù)及商業(yè)秘密保密，不得向第三方泄露。

b.未經(jīng)對方同意，任何一方不得以任何形式公開合同及其相關(guān)附件內(nèi)容。

c.雙方在未征得對方同意的情況下，不得向第三方泄露在項目中接觸到的需要保密的情報和資料。

d.任何一方未征得對方同意，不得為任何其他目的而自行使用或允許他人使用從對方獲得的信息（信息指包括但不限于所有的報告、摘錄、紀要、文件、計劃、報表、復印件等）。

（2）涉密人員范圍：雙方參與及知悉項目的所有人員。

（3）保密期限：永久保密。

（4）泄密責任

任何一方違反保密義務的，須向?qū)Ψ街Ц逗贤傤~10%（百分之十）的違約金，不足以彌補對方損失的，應當另行賠償。

提供承諾函并加蓋供應商公章，承諾函格式自擬。

六、付款方式

1.合同簽訂生效后，完成托管病歷信息登記，打包，運輸?shù)韧泄芄ぷ?，托管期滿一年,采購人收到等額發(fā)票等請款資料之日起15個工作日內(nèi)向成交供應商支付合同總價的50%款項；

2.托管期滿后,采購人收到等額發(fā)票等請款資料之日起15個工作日內(nèi)向成交供應商支付合同總價的50%款項；

3.所有請款都需由成交供應商提供正規(guī)等額發(fā)票，若成交供應商遲延履行提供發(fā)票義務，采購人也可順延履行支付義務。

七、提交報名資料和報價文件

1.報名資料和報價資料提交時間：2026年3月12日至2026年3月16日。

報名和提交資料截止時間：2026年3月16日17點00分。

2.報名資料和報價資料提交方式

登錄采購人采購管理系統(tǒng)進行操作，網(wǎng)址：******:8080/#/portal

聯(lián)系人：鄧工，聯(lián)系電話：0769-******。

工作時間：上午8:00-12:00、下午2:30—5:00，周六上午8:00-11:00。

八、報名資料和報價文件

1.報名資料

（1）采購項目報名表（詳見附件1）

（2）企業(yè)營業(yè)執(zhí)照（如分公司則需授權(quán)）

（3）供應商自查信用中國截圖。（供應商未被列入“信用中國”網(wǎng)站(******)“記錄失信被執(zhí)行人或重大稅收違法失信主體或政府采購嚴重違法失信行為”記錄名單；不處于中國政府采購網(wǎng)(******)“政府采購嚴重違法失信行為信息記錄”中的禁止參加政府采購活動期間。）

（******醫(yī)院）

（5）提供病案托管或倉儲管理系統(tǒng)相關(guān)軟件著作權(quán)，或具有與第三方合作的病案托管或倉儲管理系統(tǒng)，承諾能夠提供采購人使用。供應商自有著作權(quán)的，需提供相關(guān)證書掃描件/復印件（格式自擬并加蓋供應商公章）；與第三方合作的，需提供承諾函（格式自擬并加蓋供應商公章），承諾在整個服務期內(nèi)，能提供采購人使用。

（6）提供承諾函，承諾能使用自主可控的交通工具在2小時內(nèi)送達病歷原件。（詳見本項目“三、供應商資質(zhì)要求，第4條”）

（7）提供自有物業(yè)或租賃物業(yè)的證明；（詳見本項目“四、用戶需求，2.病歷倉庫要求”）

（8）星號條款承諾函1（詳見本項目“五、商務要求，第7條”）

（9）星號條款承諾函2（詳見本項目“九、注意事項，第4條”）

2.報價文件（報價表格式自擬，并加蓋供應商公章）

報價單的命名格式為“XX公司報價資料”，需上傳加蓋公章的掃描件，報價資料缺失將導致報價無效，請供應商嚴格執(zhí)行。

以上所有資料均需提交加公章的掃描件/復印件。

注：已更新的營業(yè)執(zhí)照為三證合一，則無需再提供組織機構(gòu)代碼證和稅務登記證，只需提供營業(yè)執(zhí)照（含經(jīng)營范圍內(nèi)容）復印件。

九、注意事項（請仔細閱讀）

1.采購人公示的所有項目，各項目潛在供應商必須在指定時間內(nèi)完******醫(yī)院“采購管理系統(tǒng)”本項目的報名資料中確認報名）。

2******醫(yī)院“采購管理系統(tǒng)”本項目的報名資料中，否則視為響應無效，采購人有權(quán)拒絕接收其報名文件。

3.如第一次公告期內(nèi)響應的供應商不足三家，則需進行二次公告，二次公告仍不足三家，則由采購人評估項目執(zhí)行進度需求，決定直接接受響應供應商的報價或重新編制采購需求后再發(fā)布采購公告。

★4.成交供應商提供虛假信息或材料,在接到成交通知后無故不簽訂合同或放棄******醫(yī)院自主采購活動，并視情況依法追究其相關(guān)責任。（須提供承諾函，格式自擬并加供應商蓋公章）

5.潛在供應商已成功報名本項目的，可以對本文件提出質(zhì)疑。對本文件提出質(zhì)疑的，應當在本文件公告期限內(nèi)提出，但必須一次性提出針對同一采購（遴選）程序環(huán)節(jié)的質(zhì)疑。質(zhì)疑函及證明材料的內(nèi)容須嚴格按照中華人民共和國財政部令第 94 號《政府采購質(zhì)疑和投訴辦法》第十二條的要求編寫，否則采購人有權(quán)拒收。如潛在供應商發(fā)出的質(zhì)疑函超出上述質(zhì)疑期的，采購人有權(quán)拒收。如潛在供應商在上述時間內(nèi)未對本文件提出疑問、質(zhì)疑或要求澄清的，將視其為無異議。

以上注意事項請各響應供應商多加重視，謝謝配合。

附件：

附件1.采購項目報名表.doc